プライバシーポリシー

01 組織と当社の役割

Whitewater OSは、マルチテナント型の企業間（B2B）サービスです。各ワークスペースは1つの組織に帰属します。組織の管理者はワークスペースを管理し、メンバーの招待および削除、役割と権限の割り当て、機能の設定、請求の管理を行うほか、組織のデータをエクスポートまたはアーカイブすることができます。

組織が本サービスに入力する業務コンテンツ（プロジェクト、タスク、会議、指標、目標、文書その他これらに類する記録）について、そのデータをなぜ、どのように利用するかは組織が決定し、当社は組織に本サービスを提供するためにそれらを処理します。お客様が組織のメンバーであり、その組織のワークスペースに保存されているコンテンツへのアクセス、訂正、または削除を希望する場合は、まず組織の管理者にご連絡ください。管理に必要な権限は管理者が有しています。アカウントレベルのご依頼（個人アカウントの削除など）については、当社が直接対応します。第9項をご覧ください。

1つのアカウントで複数の組織に所属することができます。各組織のワークスペースは分離されており、ある組織のメンバーが別の組織のデータを閲覧することはできません。

02 当社が収集する情報

アカウントおよびプロフィール情報。 アカウント作成時には、お名前、メールアドレス、パスワード（安全なハッシュとしてのみ保存され、当社が読み取ることはできません）をお預かりします。任意で、アップロードしたプロフィール写真、またはサインインプロバイダーから提供されるプロフィール画像を保存する場合があります。Google、Microsoft、またはGitHubでサインインした場合、当社はそのプロバイダーからお名前、メールアドレス、プロフィール画像を受け取ります。パスキーを登録した場合、当社はそのパスキーの公開クレデンシャルを保存します（これにより当社が他の場所でお客様になりすますことはできません）。メール認証の状況およびサインイン方法の変更は、セキュリティのために記録されます。

組織のコンテンツ。 組織のメンバーが本サービス上で作成する業務記録です。プロジェクト、タスク、コメント、アップロードされたファイル、会議のアジェンダおよび議事録、スコアカードの指標とエントリー、目標、優先事項、ビジョンプラン、組織図とシート（ポジション）の責任範囲、定例業務ボード、課題、ヘッドライン、および（招待者のメールアドレスを含む）招待情報が含まれます。組織は、メンバーに関する管理データを記録する場合もあります。たとえば、管理者は会議コストの見積もりのためにメンバーの時給を入力することができますが、そのデータは組織が入力し、組織に帰属するものであり、本サービスは組織内で誰がそのデータを閲覧できるかを制限します。

AI機能のコンテンツ。 AIアシスタントまたはコーチをご利用になる際、当社は、お客様が送信するメッセージ、AIとの会話に添付するファイル、および生成された回答や文書を収集します。このコンテンツの送信先については、第5項で詳しく説明しています。

請求情報。 お支払いはStripeが処理します。カード情報や銀行口座情報は、Stripeがホストするページ上でStripeに直接入力され、当社のサーバーに送信されることはありません。当社は、組織のサブスクリプション状況、プラン、シート数、StripeのカスタマーID・サブスクリプションID、および（従量課金制のAI利用について）利用量に基づく料金の算定に用いるトークン数とモデル識別子の利用ログ（会話の内容そのものは含みません）を保存します。

技術、セキュリティ、および利用に関する記録。 セッションクッキーによるセッションデータ、サインインおよびリクエスト処理の一環として取得するIPアドレスとブラウザーのユーザーエージェント、組織作成時にIPアドレスから推定されるタイムゾーンの候補、重要な操作（サインイン、権限の変更、管理操作）の監査ログ、組織の記録に対する編集の変更履歴、メール配信ログ（送信内容、送信先、配信の成否）、およびAI利用計測記録です。これらは本サービスを安全に運用し、組織に説明責任の記録を提供するために存在するものであり、お客様のプロファイリングを目的とするものではありません。

サポートに関するやり取り。 サポートにお問い合わせいただいた場合（製品内のサポートチケット機能を含みます）、当社は、お客様のメッセージ、お名前とメールアドレス、および対応に必要な組織とアプリバージョンに関する基本的な情報を受け取ります。

現時点で収集していない情報: 本サービスは現在、広告トラッカー、サードパーティ製の分析SDK、または種類を問わずクロスサイトトラッキングを一切実行していません。第6項をご覧ください。

03 情報の利用方法

当社は、上記の情報を以下の目的で利用します。

• 本サービスの提供および運用：お客様の認証、組織のワークスペースの表示、データの同期、AI機能の提供、ファイルの保存を行います。
• 本サービスの安全確保：メールアドレスの確認、不正利用や不正アクセスの検知・防止（サインアップおよびパスワード再設定時のCloudflare Turnstileによるボット対策を含みます）、重要な操作に対する再確認の要求、監査記録の維持を行います。
• 正確な請求：Stripeを通じて、トライアル、サブスクリプション、シート数、および同意に基づく従量制のAI利用を管理します。
• お客様とのコミュニケーション：取引に関するメール（認証、パスワード再設定、セキュリティ通知、請求通知）、および種類ごとに設定を管理できる通知メール（第9項）を送信します。
• サポートの提供：サポートに関するお問い合わせに対応します。
• 信頼性の監視と改善：障害を検知するための運用ログの取得、エラーの捕捉、ジョブの監視を行います。これはシステムに関するインフラのテレメトリーであり、お客様の行動を分析するものではありません。
• 法令の遵守：税務、会計、その他の法的義務を果たします。

当社は、個人情報を販売すること、コンテキストをまたぐ行動ターゲティング広告のために個人情報を共有すること、または顧客のコンテンツを広告プロファイルの作成に利用することはありません。

04 AI機能とお客様のコンテンツ

本サービスのAI機能（AIアシスタント「Miranda」、コーチのペルソナ、およびAIによる文書作成支援）は、Anthropicの商用APIを通じてAnthropicのClaudeモデルによって動作しています。AI機能をご利用になると、以下のことが行われます。

• お客様への回答に必要なコンテンツが処理のためAnthropicへ送信されます。これには、お客様のメッセージ、アシスタントがお客様に代わって取得する関連のワークスペース情報、およびAIとの会話に添付するファイル（添付ファイルはAnthropicのファイル処理APIへ送信されます）が含まれます。
• AIはお客様自身の権限の範囲内で動作し、昇格された権限では動作しません。AIが読み取りまたは（お客様の明示的な確認を得た上で）変更できるのは、お客様ご自身が読み取りまたは変更できる範囲に限られます。
• Anthropicは、当社とAnthropicとの契約（その時点で有効なAnthropicの商用サービス利用規約を組み込んだもの）に基づく当社のサービスプロバイダーとして、この機能を提供するためにこのコンテンツを処理します。同規約の下では、Anthropicの商用APIを通じて送信されたコンテンツは、Anthropicのモデルの学習には利用されません。当社は、Anthropicの規約を参照により引用しています。現行の条文についてはAnthropicが公表している商用規約をご確認ください。これらはAnthropicが当社に対して負う契約上の約束であり、Anthropicの内部システムについて当社が独自に保証するものではありません。
• 当社は、請求およびプラットフォーム保護のための利用制限のために、トークン数、モデル識別子、および利用イベントを記録します。これらの計測記録には、会話の内容は含まれません。
• AIとの会話履歴は、お客様が後からスレッドを見返せるようアカウントに保存されます。会話を削除することができ、アカウントが消去された際にも削除されます（第9項）。

AI機能は、ユーザーが実際に呼び出した場合にのみ実行されます。組織がAI機能を利用しない場合、そのコンテンツがAnthropicへ送信されることはありません。組織の管理者は、本サービスの権限設定機能を使って、メンバーごとにAIへのアクセスを制限することもできます。

05 情報の共有先（再委託先）

当社は、個人情報を以下の場合にのみ共有します。当社に代わって本サービスを運用するサービスプロバイダー（下記に網羅的に記載します）、お客様の組織（お客様のワークスペースのコンテンツおよびメンバーシップの記録は、その役割と権限の設定に応じて組織から閲覧可能です）、企業取引の一環として（合併、買収、または資産売却の場合。この場合、別段の通知がない限り、本ポリシーは引き続き既に収集済みのデータに適用されます）、または法令により求められる場合（法的に禁止されていない限り、法的請求について影響を受ける顧客に通知します）。

サインインプロバイダー（お客様の選択による）。 Google、Microsoft、またはGitHubでサインインした場合、そのプロバイダーがお客様を認証し、当社に基本的なプロフィール情報（氏名、メールアドレス、画像）を提供します。プロバイダーとの関係は、そのプロバイダー自身のプライバシーポリシーに準拠します。プロバイダーはお客様の指示に基づいて行動するものであり、当社の再委託先ではありません。

インフラの監視。 当社は、公開エンドポイントが応答するかどうかを確認する外部の稼働監視サービスを利用しています。このサービスが個人データを受け取ることはありません。

再委託先の一覧に変更があった場合、当社は本表を更新します。重要な変更については、第12項に従ってお知らせします。

06 クッキーおよびトラッキング

本バージョンの時点で、本サービスは以下を使用しています。

• セッションクッキー（当社の認証システムが設定します）：サインイン状態を維持するためのものです。これは必須のクッキーであり、これがなければ本サービスは機能しません。
• Cloudflare Turnstile：サインアップおよびパスワード再設定のフォームで使用され、人間とボットを区別するために独自の技術的な状態を設定する場合があります。
• ブラウザーのローカルストレージ：テーマなどのインターフェース設定を保存するためのもので、お客様のデバイス内にのみ保存されます。

本バージョンの時点での一覧は以上が全てです。本サービスは現在、広告トラッカー、サードパーティ製の分析ツール、ソーシャルメディアのピクセル、セッションリプレイツールのいずれも組み込んでおらず、他のサイトを横断してお客様を追跡することもありません。したがって、現時点では無効化すべきトラッキングは存在しません。お客様のブラウザーが「Do Not Track」またはGlobal Privacy Controlの信号を送信するかどうかにかかわらず、本サービスの挙動は変わりません（また、当社は個人情報を販売または共有していないため、これらの信号によって当社が新たに追加で果たすべき義務が生じることもありません）。

当社は、本サービスを理解し改善するため、将来的に製品分析機能やテレメトリーを導入する可能性があります。その場合、それがお客様に適用される前に、まず本ポリシーを更新し（新しいバージョン番号を付し、第13項に定める通知手続に従います）、収集される内容とお客様の選択肢について説明します。

07 データの保存場所と国際的な利用

当社は米国の企業であり、本サービスは米国から運用されています。アプリケーションデータ、アップロードされたファイル、およびバックアップは、当社のプロバイダーの米国内リージョンに保存されます。リクエストは、送信の過程でCloudflareのグローバルエッジネットワークを経由する場合があります。

米国外から本サービスにアクセスする場合、お客様の情報は米国へ移転され、米国内で処理されます。米国のプライバシー法は、お客様の法域の法律と異なる場合があります。当社は現時点で、欧州連合（EU）または英国に拠点を置いておらず、代理人も選任していません。当社の再委託先が、EU・米国データプライバシーフレームワーク認証や標準契約条項など、認められた移転の保護措置を提供している場合、当社はそれらの事業者との契約においてその保護措置を利用します。EUまたは英国のデータ保護法の適用を受ける組織は、本サービスを導入する前に、米国内での処理が自らの要件を満たすかどうかを評価する必要があります。当社は、その評価を正確に行っていただけるよう、本ポリシーにおいて当社の実際の実務を説明しています。

08 データの保存期間

• 有効な組織および期限切れの組織：データは、組織のワークスペースが存在する限り保存されます。サブスクリプションが失効した場合、ワークスペースは読み取り専用になりますが、データは保存されます。未払いを理由にデータが削除されることはなく、エクスポートも引き続き利用できます。当社は、自動的なスケジュールに基づいて組織のデータを削除することはありません。削除は、組織からの明示的な依頼があった場合、または契約終了後に以下で説明する当社の裁量により行われます。
• お客様のご依頼による削除：組織の管理者は、組織を削除（アーカイブ）することができます。この場合、30日間の復元期間が適用され、この期間中は依頼により組織を復元することができます。この期間の経過後、組織のデータ（データベースの記録、アップロードされたファイル、AI処理のためAnthropicに送信されたファイル）は完全に削除される対象となり、有効なサブスクリプションはすべて解約されます。下記の90日間の保証は、お客様が当社に削除を依頼したデータには適用されません。
• 契約終了または解約後：お客様ご自身の削除依頼以外の理由でサブスクリプションまたは契約が終了した場合、当社は、契約終了後少なくとも90日間、組織のデータを（読み取り専用、エクスポート可能な状態で）復元可能な状態に維持することを保証します。90日を超えた後は、当社の裁量によりいつでもデータが削除される可能性があります。当社は削除日をお約束するものではなく、データは削除されるか組織から削除の依頼があるまで保存される場合があります。
• アカウントの消去：第9項で説明しています（上記の内容によって影響を受けません。ユーザーレベルでの消去は、確認済みの依頼に基づいて実施されます）。
• バックアップ：当社のデータベースは、CockroachDB Cloudにより毎日バックアップされ、バックアップは最長30日間保持されます。そのため、削除または消去されたデータが、当該バックアップが期限切れになるまでバックアップ内に残存する場合があります。アップロードされたファイルは単一のリージョンに保存され、個別のバージョン管理やバックアップは行われません。ファイルを削除すると、そのファイルは削除されます。
• メールの記録：配信ログは、運用上のトラブルシューティングのために保存されます。配信停止の記録（バウンスしたアドレスや配信停止を申し出たアドレス）は、その意向を継続して尊重するために保存されます。
• 監査ログおよび変更履歴：組織の説明責任の記録として、組織が存続する間、保存されます。
• 請求および利用ログの記録：税務、会計、および紛争解決に関する義務を果たすために必要な期間、アカウントの消去後を含めて保存されます（理由は第9項で説明しています）。

09 お客様の権利と選択肢

これらの機能は、現時点で製品に実装されています。本項では、目標ではなく、当社が実際に行っていることを説明します。

• アクセスおよびデータポータビリティ。 組織の管理者は、本サービスから組織の完全なデータをJSON形式でエクスポートすることができます（このエクスポートはレジストリに基づくもので、既定で組織の記録が含まれます。サーバー内部でのみ使用する一部の項目、および報酬情報の閲覧権限を持たない呼び出し元にとって報酬に関する機微な値については、除外または非表示にされます）。各メンバーは、アプリ内で自身のプロフィール、コンテンツ、設定を確認できます。
• 訂正。 アカウント設定画面で、お客様のお名前、アバター、パスワード、各種設定を編集できます。組織のコンテンツは、編集権限を有する者がワークスペース内で訂正します。
• 通知の設定。 通知センターでは、通知メールを種類ごとおよびチャネルごとにオン・オフすることができます。アカウントの運用に必要な取引メール（認証、パスワード再設定、セキュリティ警告、請求通知）は、アカウントが有効である間は無効にできません。これは、これらのメールがなければ本サービスを安全に運用できないためです。当社のメールはすべて[email protected]から送信されます。配信停止およびバウンスへの対応は、配信停止リストにより自動的に処理されます。
• アカウントの消去（「忘れられる権利」）。 消去をご依頼になる場合は、アカウントのメールアドレスから[email protected]宛にメールをお送りください。依頼内容を確認した後、当社は、お客様が所属していたすべての組織にわたって個人データを消去します。具体的には、プロフィール情報、認証情報（パスワードのハッシュ、パスキー、連携されたサインインアカウント）、セッション、メンバーシップ、個人設定、通知、AIとの会話および添付ファイル（ストレージおよびAnthropicのファイルAPIからの添付ファイルの削除を含みます）、検索履歴が削除され、アカウントの記録は匿名化された記録に置き換えられます。ただし、意図的に削除されない事項が2つあり、これについては率直にお伝えします。（1）組織のワークスペース内でお客様が作成した業務記録（タスク、コメント、会議の記録など）は当該組織に帰属するものであるため保存され、お客様の個人情報が削除された「削除済みユーザー」として記録されます。（2）請求ログおよび監査記録は、既に発行済みの請求書および組織のコンプライアンス記録を完全な状態で維持するために必要な範囲で、お客様の個人情報を含まない形で保存されます。
• 苦情。 当社がこれらの約束を果たしていないとお考えの場合は、[email protected]までご連絡ください。当社が調査いたします。カリフォルニア州の居住者には、第10項に記載する権利も認められる場合があります。

お客様のご依頼が（個人アカウントではなく）組織のワークスペース内のコンテンツに関するものである場合、当社はそのデータを管理する当該組織の管理者にご依頼を転送し、その旨をお客様にお知らせします。

10 米国の州プライバシー法（カリフォルニア州など）

当社は現時点で、カリフォルニア州消費者プライバシー法（CPRAによる改正後のもの。CCPA）および類似の州法の適用基準を下回っていると考えています。それでも、当社はすべてのユーザーに対し、これらの権利の内容を等しく尊重しています。

• 知る権利・アクセス権：当社が収集する情報の内容とその取得方法については、第2項および第9項をご覧ください。
• 削除権：第9項（アカウントの消去）。
• 訂正権：第9項。
• 販売・提供のオプトアウト権：当社は個人情報を販売しておらず、コンテキストをまたぐ行動ターゲティング広告のために個人情報を提供することもないため、オプトアウトすべき対象はありません。過去12か月間を含め、当社は個人情報を販売または提供したことはありません。
• 機微な個人情報：当社は、CPRAに基づく利用制限権の対象となる目的のために機微な個人情報を利用または開示することはありません。
• 非差別の原則：これらの権利を行使したことを理由に、お客様を不利に扱うことはありません。

ご依頼は[email protected]までお送りください。当社は、お客様のアカウントのメールアドレスを用いてご依頼内容を確認します。正当な権限を有する代理人は、その権限を証明する書類を添えてご依頼いただくことができます。

11 セキュリティ

当社は、以下を含む対策により情報を保護しています。通信時の暗号化（TLS）およびストレージプロバイダーによる保存時の暗号化、あらゆるデータアクセスについてアプリケーション内で実施されるテナント分離、組織内でメンバーごとに権限を上書きできるロールベースのアクセス制御、必須のメール認証、パスキーのサポートおよびセキュリティ上重要な操作前の追加の本人確認、サインイン方法の変更時の通知メール、コード内ではなく管理されたシークレットストアに保管されるシークレット、重要な操作の監査ログ記録、そして障害や異常を検知するための継続的な監視とアラートです。

完全に安全なシステムは存在せず、当社は侵害を完全に防止できることをお約束するものではありません。お客様の個人情報に影響を及ぼすセキュリティ侵害を認識した場合、当社は適用法令に従い、不当に遅延することなく、影響を受ける組織およびユーザーに通知し、把握している事実、当社が講じている対応、およびお客様が取り得る対応についてお伝えします。

12 未成年者について

本サービスは業務用ソフトウェアであり、未成年者を対象としたものではなく、16歳未満の方の利用を想定していません。当社は、16歳未満の児童から個人情報を意図的に収集することはありません。仮に収集していたことが判明した場合は、当該情報を削除します。児童が当社に個人情報を提供したと思われる場合は、[email protected]までご連絡ください。

13 本ポリシーの変更

本ポリシーはバージョン管理されています。当社は、本サービスまたは法律の変更に応じて本ポリシーを更新する場合があります。重要な変更については、変更が発効する少なくとも30日前までに、メールまたは製品内の通知により、組織の管理者に（変更が個々のユーザーに直接影響する場合はそのユーザーにも）通知します。冒頭に記載のバージョン番号および発効日は、常に現行のポリシーを示します。発効日以降も本サービスを継続してご利用いただいた場合は、承諾したものとみなされます。本サービスにおいて更新後の規約について製品内での再承諾が必要とされる場合、その仕組みは本ポリシーにも適用されます。

14 お問い合わせ

Whitewater Intelligence LLC
2965 Flowers Rd S, Suite 250
Chamblee, GA 30341, USA

プライバシーに関するご依頼・お問い合わせ：[email protected]