Política de Privacidade

01 Quem é quem: a sua Organização e nós

O Whitewater OS é um serviço multilocatário (multi-tenant), business-to-business. Cada espaço de trabalho pertence a uma Organização. Os administradores da Organização controlam o espaço de trabalho: convidam e removem membros, atribuem papéis e permissões, configuram recursos, gerenciam a cobrança e podem exportar ou arquivar os dados da Organização.

Para o conteúdo empresarial que a sua Organização insere no Serviço (projetos, tarefas, reuniões, métricas, metas, documentos e registros semelhantes), é a Organização quem decide por que e como esses dados são usados, e nós os processamos para fornecer o Serviço à Organização. Se você é membro de uma Organização e deseja acesso, correção ou exclusão de conteúdo mantido no espaço de trabalho dessa Organização, os administradores da sua Organização são o primeiro ponto de contato correto; são eles que têm os controles. Nós tratamos diretamente as solicitações no nível da conta (como a exclusão da sua conta pessoal); veja a Seção 9.

Você pode pertencer a mais de uma Organização com uma única conta. O espaço de trabalho de cada Organização é isolado: membros de uma Organização não conseguem ver os dados de outra Organização.

02 Informações que coletamos

Dados de conta e perfil. Ao criar uma conta: seu nome, endereço de e-mail e uma senha (armazenada apenas como um hash seguro; não conseguimos lê-la). Opcionalmente: uma foto de perfil que você enviar, ou a foto de perfil fornecida por um provedor de login. Se você entrar usando Google, Microsoft ou GitHub, recebemos seu nome, endereço de e-mail e foto de perfil desse provedor. Se você registrar uma chave de acesso (passkey), armazenamos a credencial pública da passkey (nada que nos permita nos passar por você em outro lugar). O status de verificação do e-mail e as alterações do método de login são registrados por motivos de segurança.

Conteúdo da Organização. Os registros empresariais que os membros da sua Organização criam no Serviço: projetos, tarefas, comentários, arquivos enviados, pautas e atas de reunião, métricas e lançamentos de placar, metas, prioridades, planos de visão, organogramas e responsabilidades de cargo, quadros de trabalho recorrente, questões, manchetes (“headlines”) e convites (que incluem os endereços de e-mail dos convidados). As Organizações também podem registrar dados administrativos sobre membros: por exemplo, um administrador pode inserir valores de hora/membro para estimativas de custo de reunião; esses dados são inseridos pela Organização e pertencem a ela, e o Serviço restringe quem, dentro da Organização, pode vê-los.

Conteúdo dos recursos de IA. Quando você usa o assistente de IA ou os coaches, coletamos as mensagens que você envia, os arquivos que você anexa às conversas com a IA, e as respostas e documentos gerados. Veja a Seção 5, que descreve exatamente para onde esse conteúdo vai.

Informações de cobrança. Os pagamentos são processados pela Stripe. Os dados de cartão e conta bancária são inseridos diretamente na Stripe, em páginas hospedadas pela Stripe, e nunca passam pelos nossos servidores. Armazenamos o status da assinatura da sua Organização, o plano, o número de assentos (“seats”), os identificadores de cliente/assinatura da Stripe e, para o uso medido de IA, um registro de uso com contagens de tokens e identificadores de modelo (não o conteúdo das conversas) usado para calcular as cobranças baseadas em uso.

Registros técnicos, de segurança e de uso. Dados de sessão (por meio de um cookie de sessão), endereço IP e user-agent do navegador como parte do login e do processamento de solicitações, uma sugestão de fuso horário derivada do IP quando uma Organização é criada, logs de auditoria de ações relevantes (logins, alterações de permissão, operações administrativas), um histórico de alterações dos registros da Organização, logs de entrega de e-mail (o que enviamos, para quem, e se foi entregue) e registros de medição de uso de IA. Esses dados existem para operar o Serviço com segurança e para dar às Organizações um histórico de responsabilização, não para traçar seu perfil.

Comunicações de suporte. Se você entrar em contato com o suporte (inclusive pelo recurso de chamados de suporte dentro do produto), recebemos sua mensagem, seu nome e e-mail, e informações básicas de contexto sobre sua Organização e a versão do aplicativo, para que possamos ajudar.

O que não coletamos hoje: o Serviço atualmente não executa rastreadores de publicidade, SDKs de análise de terceiros, nem rastreamento entre sites (cross-site) de qualquer tipo. Veja a Seção 6.

03 Como usamos as informações

Usamos as informações descritas acima para:

• Fornecer e operar o Serviço: autenticar você, renderizar o espaço de trabalho da sua Organização, sincronizar dados, entregar os recursos de IA e armazenar arquivos.
• Proteger o Serviço: verificar e-mails, detectar e prevenir abusos e acessos não autorizados (incluindo a proteção contra bots Cloudflare Turnstile no cadastro e na redefinição de senha), exigir reverificação para ações sensíveis e manter trilhas de auditoria.
• Cobrar com precisão: gerenciar períodos de teste, assinaturas, número de assentos e o uso medido de IA (sujeito a consentimento) por meio da Stripe.
• Comunicar-nos com você: e-mails transacionais (verificação, redefinição de senha, avisos de segurança, avisos de cobrança) e e-mails de notificação que você pode controlar por tipo (Seção 9).
• Dar suporte a você: responder a solicitações de suporte.
• Monitorar e melhorar a confiabilidade: logs operacionais, captura de erros e monitoramento de tarefas para detectar falhas. Trata-se de telemetria de infraestrutura sobre o sistema, não de análise comportamental sobre você.
• Cumprir a lei: obrigações fiscais, contábeis e legais.

Nós não vendemos informações pessoais, não as compartilhamos para publicidade comportamental entre contextos (cross-context), nem usamos o conteúdo dos clientes para criar perfis publicitários.

04 Recursos de IA e o seu conteúdo

Os recursos de IA do Serviço (a assistente “Miranda”, os perfis de coach e a redação assistida por IA) são baseados nos modelos Claude da Anthropic, por meio da API comercial da Anthropic. Quando você usa um recurso de IA:

• O conteúdo necessário para responder a você é enviado à Anthropic para processamento: suas mensagens, o contexto relevante do espaço de trabalho que a assistente recupera em seu nome, e os arquivos que você anexa às conversas com a IA (os anexos são transmitidos à API de processamento de arquivos da Anthropic).
• A IA opera com as suas permissões, não com permissões elevadas: ela só pode ler e (com sua confirmação explícita) alterar aquilo que você mesmo poderia.
• A Anthropic processa esse conteúdo para fornecer o recurso, na qualidade de nosso prestador de serviço, nos termos do nosso contrato com a Anthropic, que incorpora os Termos de Serviço Comerciais da Anthropic em vigor. Segundo esses termos, o conteúdo enviado por meio da API comercial da Anthropic não é usado para treinar os modelos da Anthropic. Citamos os termos da Anthropic por referência: consulte os termos comerciais publicados pela Anthropic para o texto atual. Trata-se de compromissos contratuais da Anthropic conosco, não de uma promessa independente nossa sobre os sistemas internos da Anthropic.
• Registramos contagens de tokens, identificadores de modelo e eventos de uso para fins de cobrança e de limites de proteção da plataforma. Esses registros de medição não contêm o conteúdo das conversas.
• O histórico de conversas com a IA é armazenado na sua conta para que você possa revisitar os tópicos; você pode excluir conversas, e elas são removidas quando sua conta é apagada (Seção 9).

Os recursos de IA só são executados quando um usuário os aciona. Se a sua Organização não usa os recursos de IA, o conteúdo dela não é enviado à Anthropic. Os administradores da Organização também podem restringir o acesso à IA por membro, por meio dos controles de permissão do Serviço.

05 Com quem compartilhamos informações (subprocessadores)

Compartilhamos informações pessoais apenas com: os prestadores de serviço que operam o Serviço em nosso nome, listados de forma exaustiva abaixo; a sua Organização (o conteúdo do seu espaço de trabalho e os registros de associação ficam visíveis para a Organização, de acordo com as configurações de papel e permissão dela); no contexto de uma transação corporativa (fusão, aquisição ou venda de ativos, caso em que esta política continua a se aplicar aos dados previamente coletados, salvo notificação em contrário); ou quando exigido por lei (notificaremos os clientes afetados sobre exigências legais, salvo proibição legal).

Provedores de login (sua escolha). Se você entrar usando Google, Microsoft ou GitHub, esse provedor autentica você e nos fornece seu perfil básico (nome, e-mail, foto). Seu relacionamento com o provedor é regido pela política de privacidade dele; ele atua a seu pedido, e não como nosso subprocessador.

Monitoramento de infraestrutura. Usamos um serviço externo de monitoramento de disponibilidade (uptime) que verifica se nossos endpoints públicos respondem. Ele não recebe nenhum dado pessoal.

Atualizaremos esta tabela sempre que nossa lista de subprocessadores mudar; alterações materiais são anunciadas conforme a Seção 12.

06 Cookies e rastreamento

A partir desta versão, o Serviço usa:

• Um cookie de sessão (definido pelo nosso sistema de autenticação) para manter você conectado. Ele é essencial; o Serviço não funciona sem ele.
• Cloudflare Turnstile nos formulários de cadastro e de redefinição de senha, que pode definir seu próprio estado técnico para distinguir humanos de bots.
• Armazenamento local do navegador para preferências de interface (como o tema), que permanece no seu dispositivo.

Essa é a lista completa nesta versão. O Serviço atualmente não incorpora rastreadores de publicidade, análise de terceiros, pixels de redes sociais nem ferramentas de replay de sessão, e não rastreia você em outros sites; portanto, hoje não há nenhum rastreamento para desativar: o Serviço se comporta da mesma forma, quer o seu navegador envie ou não os sinais “Do Not Track” ou Global Privacy Control (e, como não vendemos nem compartilhamos informações pessoais, esses sinais não impõem nenhuma obrigação adicional que já não estejamos cumprindo).

Poderemos introduzir, no futuro, análise de produto ou telemetria para entender e melhorar o Serviço. Se o fizermos, primeiro atualizaremos esta política (com um novo número de versão e o processo de aviso descrito na Seção 13) para descrever o que é coletado e quais escolhas você tem, antes que isso passe a se aplicar a você.

07 Onde os dados ficam armazenados; uso internacional

Somos uma empresa dos Estados Unidos, e o Serviço é operado a partir dos Estados Unidos. Os dados da aplicação, os arquivos enviados e os backups são armazenados em regiões dos EUA dos nossos fornecedores; as solicitações podem transitar pela rede global de borda (edge) da Cloudflare no caminho.

Se você acessa o Serviço de fora dos Estados Unidos, suas informações são transferidas para os Estados Unidos e lá processadas, onde as leis de privacidade podem diferir das da sua jurisdição. Atualmente, não mantemos estabelecimento nem designamos representante na União Europeia ou no Reino Unido. Quando nossos subprocessadores oferecem salvaguardas de transferência reconhecidas (como a certificação do Data Privacy Framework UE–EUA ou cláusulas contratuais-padrão), contamos com essas salvaguardas em nossos contratos com eles. Organizações sujeitas à legislação de proteção de dados da UE/Reino Unido devem avaliar se o processamento nos EUA atende às suas exigências antes de adotar o Serviço; descrevemos nossas práticas reais nesta política para que essa avaliação possa ser feita com honestidade.

08 Por quanto tempo mantemos os dados

• Organizações ativas e com assinatura vencida: os dados são mantidos enquanto o espaço de trabalho da Organização existir. Se uma assinatura vencer, o espaço de trabalho passa para o modo somente leitura, mas os dados são mantidos: nada é excluído por falta de pagamento, e a exportação continua disponível. Não excluímos dados da Organização em nenhum cronograma automático: a exclusão ocorre a pedido explícito da Organização ou, após o encerramento, a nosso critério, conforme descrito abaixo.
• Exclusão a seu pedido: um administrador da Organização pode excluir (arquivar) a Organização. Aplica-se uma janela de restauração de 30 dias, durante a qual a Organização pode ser restaurada mediante solicitação. Após essa janela, os dados da Organização (registros de banco de dados, arquivos enviados e arquivos transmitidos à Anthropic para processamento de IA) tornam-se elegíveis para exclusão permanente, e qualquer assinatura ativa é cancelada. A garantia de 90 dias abaixo não se aplica aos dados que você nos pediu para excluir.
• Após encerramento ou fechamento: se a sua assinatura ou contrato terminar por um motivo diferente do seu próprio pedido de exclusão, garantimos que os dados da Organização permanecerão recuperáveis (somente leitura, com exportação disponível) por pelo menos 90 dias após o encerramento. Além dos 90 dias, os dados estão sujeitos a exclusão a qualquer momento, a nosso critério; não nos comprometemos com uma data de exclusão, e os dados podem ser mantidos até que a exclusão ocorra ou até que a Organização a solicite.
• Apagamento de conta: descrito na Seção 9 (inalterado pelo acima; o apagamento no nível do usuário é atendido mediante solicitação verificada).
• Backups: nosso banco de dados recebe backup diário pelo CockroachDB Cloud, com backups mantidos por até 30 dias; portanto, dados excluídos ou apagados podem persistir em backups até que estes expirem. Os arquivos enviados são armazenados em uma única região e não possuem versionamento nem backup independentes; excluir um arquivo o exclui de fato.
• Registros de e-mail: os logs de entrega são mantidos para fins de solução de problemas operacionais. Os registros de supressão (endereços que retornaram erro ou cancelaram a inscrição) são mantidos para que continuemos a respeitá-los.
• Logs de auditoria e de alterações: mantidos durante toda a existência da Organização, como seu registro de responsabilização.
• Registros de cobrança e de uso: mantidos pelo tempo necessário para cumprir obrigações fiscais, contábeis e de resolução de disputas, inclusive após o apagamento da conta (a Seção 9 explica o motivo).

09 Seus direitos e escolhas

Esses recursos existem no produto hoje; esta seção descreve o que realmente fazemos, não aspirações:

• Acesso e portabilidade. Os administradores da Organização podem exportar todos os dados da Organização em formato JSON diretamente do Serviço (a exportação é orientada por um registro interno, de modo que inclui os registros da Organização por padrão; um pequeno conjunto de campos internos do servidor, e valores sensíveis de remuneração para quem não tem visibilidade sobre remuneração, são excluídos ou ocultados). Cada membro pode ver seu próprio perfil, conteúdo e configurações no aplicativo.
• Correção. Você pode editar seu nome, avatar, senha e preferências nas Configurações da Conta. O conteúdo da Organização é corrigido no espaço de trabalho por qualquer pessoa com permissão para editá-lo.
• Escolhas de notificação. A central de notificações permite ativar ou desativar os e-mails de notificação por tipo e por canal. Os e-mails transacionais necessários para operar sua conta (verificação, redefinição de senha, alertas de segurança, avisos de cobrança) não podem ser desativados enquanto a conta estiver ativa, porque o Serviço não pode ser operado com segurança sem eles. Todos os nossos e-mails são enviados de [email protected]; o cancelamento de inscrição e o tratamento de devoluções (bounces) são respeitados automaticamente por meio de uma lista de supressão.
• Apagamento de conta (“direito ao esquecimento”). Envie um e-mail para [email protected] a partir do e-mail da sua conta para solicitar o apagamento. Depois de verificar a solicitação, apagamos seus dados pessoais em todas as Organizações às quais você pertenceu: seus dados de perfil, credenciais (hashes de senha, passkeys, contas de login vinculadas), sessões, associações, configurações pessoais, notificações, conversas e anexos de IA (incluindo a exclusão dos arquivos anexados do armazenamento e da API de arquivos da Anthropic) e histórico de buscas são excluídos, e o registro da sua conta é reduzido a um marcador anônimo. Duas coisas deliberadamente não são excluídas, e queremos ser transparentes sobre isso: (1) os registros empresariais que você criou dentro do espaço de trabalho de uma Organização (tarefas, comentários, reuniões e afins) pertencem a essa Organização e são preservados, atribuídos a “Usuário excluído”, com sua identidade removida; (2) os lançamentos de cobrança e de auditoria são preservados sem os detalhes da sua identidade, quando necessário para manter íntegras as faturas já emitidas e a trilha de conformidade da Organização.
• Reclamações. Se você acredita que não honramos esses compromissos, entre em contato com [email protected], e nós investigaremos. Residentes da Califórnia também podem ter os direitos descritos na Seção 10.

Se a sua solicitação disser respeito a conteúdo dentro do espaço de trabalho de uma Organização (e não à sua conta pessoal), nós a encaminharemos aos administradores dessa Organização, que controlam esses dados, e informaremos que fizemos isso.

10 Leis estaduais de privacidade dos Estados Unidos (Califórnia e similares)

Acreditamos que atualmente estamos abaixo dos limites de aplicabilidade da California Consumer Privacy Act (CCPA, conforme alterada pela CPRA) e de leis estaduais similares. Mesmo assim, respeitamos a substância desses direitos para todos os usuários:

• Direito de saber / acessar: as Seções 2 e 9 descrevem o que coletamos e como obtê-lo.
• Direito de excluir: Seção 9 (apagamento de conta).
• Direito de corrigir: Seção 9.
• Direito de optar por não vender ou compartilhar: não vendemos informações pessoais nem as compartilhamos para publicidade comportamental entre contextos, então não há nada do que se descadastrar. Não vendemos nem compartilhamos informações pessoais, inclusive nos últimos 12 meses.
• Informações pessoais sensíveis: não usamos nem divulgamos informações pessoais sensíveis para finalidades que exijam um direito de limitação nos termos da CPRA.
• Não discriminação: não discriminaremos você por exercer esses direitos.

Solicitações: [email protected]. Verificaremos as solicitações usando o e-mail da sua conta. Agentes autorizados podem enviar solicitações mediante comprovação de autorização.

11 Segurança

Protegemos as informações com medidas que incluem: criptografia em trânsito (TLS) e criptografia em repouso por meio dos nossos provedores de armazenamento; isolamento entre locatários (tenants), aplicado na própria aplicação em todo acesso a dados; controle de acesso baseado em papéis, com substituições de permissão por membro dentro das Organizações; verificação de e-mail obrigatória; suporte a passkeys e reverificação reforçada (step-up) antes de ações críticas de segurança; e-mails de notificação em alterações do método de login; segredos mantidos em um repositório de segredos gerenciado, nunca no código; registro de auditoria de ações relevantes; e monitoramento contínuo, com alertas para falhas e anomalias.

Nenhum sistema é perfeitamente seguro, e não prometemos segurança à prova de violações. Se soubermos de uma violação de segurança que afete suas informações pessoais, notificaremos as Organizações e os usuários afetados sem demora indevida, em conformidade com a lei aplicável, informando o que sabemos, o que estamos fazendo e o que eles podem fazer.

12 Crianças

O Serviço é um software empresarial, não é direcionado a crianças e não se destina a pessoas com menos de 16 anos. Não coletamos intencionalmente informações pessoais de crianças com menos de 16 anos; se soubermos que o fizemos, excluiremos essas informações. Entre em contato com [email protected] se você acredita que uma criança nos forneceu informações pessoais.

13 Alterações a esta política

Esta política é versionada. Poderemos atualizá-la conforme o Serviço ou a lei mudarem. Para alterações materiais, notificaremos os administradores da Organização (e, quando a alteração afetar diretamente usuários individuais, também os usuários) por e-mail ou por aviso dentro do produto, com pelo menos 30 dias de antecedência da entrada em vigor da mudança. O número de versão e a data de vigência no topo sempre identificam a política atual. O uso continuado após a data de vigência constitui aceitação; quando o Serviço exigir a reaceitação de termos atualizados dentro do produto, esse mecanismo também se aplica aqui.

14 Contato

Whitewater Intelligence LLC
2965 Flowers Rd S, Suite 250
Chamblee, GA 30341, USA

Solicitações e dúvidas sobre privacidade: [email protected]